الشؤون الإدارية و المالية
  • الشؤون الإدارية و المالية
  • الشؤون الإدارية و المالية

إدارة الشؤون الإدارية والمالية


وتتولى مباشرة الاختصاصات المسندة إليها بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (101) لسنة 2012 ميلادي المشار إليه وذلك من خلال الأقسام التالية :-


أولاً : قسم الميزانيــــــات ويختص بالاتي:

  • يتولى إعداد الميزانيـة التسييرية للقطاع والجهات التابعة لــه بالتنسيــق مـــع التقسيمات والجهات ذات العلاقة .
  • توفير وتجميع كافة البيانات اللازمة لوضع التقديرات النهائية للميزانية التسييرية  للقطاع.
  • إنشاء قاعدة عامة للبيانات اللازمة وفقاً للمتطلبات الموضوعة من قبل وزارة المالية.
  • تجميع تقارير المصروفات والإيرادات الشهرية للديوان والجهات التابعة للقطاع وتقديمها في تقرير شامل  ( دوري وسنوي ).
  • إعداد التفويضات المصلحية المتعلقة بالميزانية التسييرية ومتابعة صرفها وفقاً لتقرير المصروفات المقدم من الجهة المفوضة بالصرف واحتساب السيولة المتبقية،  على أن تكون معتمدة من جهات الاختصاص.
  • المشاركة في إعداد المناقلة اللازمة لتوظيف المبالغ المتبقية بالبنود في سداد احتياجات القطاع.
  • قفل الحسابات الختامية للديوان والجهات التابعة له والممنوح لها تفويضات مصلحية.
  • إعداد التقارير الدورية في مجال عمل القسم  .

 

ثانياً : قسم الشؤون المالية ويتكون من الوحدات التالية:

1. وحــــدة الحسابات  وتختص بالاتي:

  • فتح السجلات المالية اللازمة لتنظيم العمل.
  • متابعة تسوية كافة المبالغ المصروفة من خارج الميزانية وتسويتها وفقاً للعروض المصدقة من أجلها. 
  • حفظ المستندات المالية وتنظيمها بشكل يسهل الرجوع إليها وقت الحاجة.
  • إعداد مذكرة تسوية حساب المصرف.
  • القيام بأعمال الصرف وجباية الإيرادات وإعداد المستندات المالية وفتح الاعتمادات المستندية طبقاً للتشريعات النافذة.
  • تنظيم صرف العهد والسلف والعمل على إقفالها أو استعاضتها طبقاً للضوابط والاجراءات المتبعة في ذلك ، وفي المواعيد المقررة والتي نص عليها القانون.
  • إعداد تقارير الإيرادات والمصروفات وإحالتها إلى جهات الاختصاص.
  • القيام بأعمال تنظيم المخازن والخزينة ومسك السجلات اللازمة والتي نص عليها القانون.
  • إعداد التقارير الدورية عن في مجال عمل الوحدة.

2. وحدة المرتبــــــــــات وتختص  بالاتي:

  • إعداد المرتبات والمهايا الخاصة للموظفين بالوزارة والجهات التابعة لها والذي يتم صرف مرتباتها مركزياً ، وفقاً لكشوفات الحضور والانصراف الواردة من الجهات.
  • إدخال الميكنة الخاصة بذلك وفقاً للتشريعات والنظم المعمول بها في هذا الشأن.
  • العمل على خلق قاعدة بيانات لجميع الموظفين الذين يتم صرف مرتباتهم من حيث بياناتهم الوظيفية والاجتماعية طبقاً للنموذج المعد من قبل إدارة الميزانية.
  • العمل على تفعيل منظومة الأرشفـة الإلكترونية الخاصة بالمرتبات للرجوع إليهاعند الحاجة.
  • التنسيق مع كافة الجهات التابعة للقطاع بشأن تحديث قاعدة البيانات الوظيفية لجميع الموظفين التابعين لهم.
  • إعداد الاستمـارات الخاصـة بالاشتراكات الضمانية للعاملين وحصـة جهــة العمـل وحصـة الخزانة.
  • العمــل على تسديـد الاشتراكات الضمانية في مواعيدها المحددة بالقانـون تلافياً لغرامات التأخير.
  • متابعة كافة الجهات التابعة للوزارة ، بشأن سداد الاشتراكات الضمانية في حينها.
  • متابعة كافة الإجراءات الضمانية الأخرى المتعلقة بالعاملين.
  • إعداد التقارير الدورية في مجال عمل الوحدة  .

3. وحــــدة الخزينــــــــــة  وتختص بالاتي:

  • جباية الإيرادات المحققة من قبل القطاع  وفقاً للقوانين المنظمة لذلك.
  • الاحتفاظ بالصكوك وأي مستندات ذات قيمة.
  • الاحتفاظ بخطابات الضمان ومتابعة صلاحيتها واتخاذ الاجراءات اللازمة لتحديد صلاحيتها.
  • تسليم الصكوك الصادرة من القسم المالي  لمستحقيها.
  • استلام الصكوك من القسم المالي.
  • الاحتفــــاظ بدفاتـــر الوقـــود وكــروت الدفـــع المسبـــق للهاتـــف والأجهــزة ذات قيمــة وتوزيعهــا وفقــاً للضوابط المحددة.
  • تسليم إيصالات ( م. ح . 5) ومتابعة تحصيل قيمتها وفقاً لقسائم الإيداع  واستلامها.
  • إعداد التقارير الدورية عن في مجال عمل الوحدة.

4. وحدة متابعة العقـود والاعتمادات المستندية وتختص بالاتي:

  • تسجيل كافة العقود التي تكون الوزارة طرفاً فيها أو العقود الخاصة بالجهات التابعة للوزارة والتي يتم توقيعها من قبل الوزير أو الوكيل.
  • فتح سجل لكل عقد تحدد به القيمة والأعمال المنجزة والرصيد ومتابعة كافة شروط العقد.
  • الاحتفاظ بكافة المستندات المتعلقة بالعقود كلاً على حده ابتداءً من قرار الترسيه وجدول المقايسة والمواصفات الفنية والمواصفات الصادرة بشأنها والمستخلصات و شهائد الدفع والتقارير الفنية ذات العلاقة ….. الخ.
  • متابعة المصادقة على المستخلصات الجاهزة للدفع مع ديوان المحاسبة.
  • التنسيق مع مكتب المراجعة بشأن خطابات الضمان المتعلقة بالعقود من ناحية التجديد.
  • القيام بإجراءات  التخليص الجمركي.
  • إعداد المستندات الخاصة بشأن فتح والاعتمادات المستندية ومتابعة حركتها.
  • إعداد التقارير الدورية في مجال عمل الوحدة.

5. وحــــدة مراقبــة المخـــازن وتختص بالاتي:

  • الإشراف على المخازن والمخزون وتوجيه أمين المخازن فيما يتعلق بحفظ المخزون وطرف التخزين وتنبيه الإدارة عن أي قصور بالخصوص.
  • تحديد الأرصدة الدفترية للأصناف.
  • متابعة عملية الصرف من المخازن.
  • تقديم الأرصدة الدفترية للجان الجرد ليتم مطابقتها بالأرصدة الفعلية.
  • تفعيل منظومة مراقبة المخازن وتطويرها بما يكفل إحكام الرقابة على المخازن.
  • إعداد التقارير الدورية في مجال عمل الوحدة.

 

ثالثاً: قسم الشؤون الإدارية ويتكون من الوحدات التالية:

1. وحدة شؤون الموظفين وتختص بالاتي:

  • تنفيذ التشريعات والضوابط المتعلقة بشؤون الموظفين.
  • إعداد ومتابعة إجراءات التعيين والترقية والندب والإعارة وإبرام العقود الوظيفية والعلاوات والإجازات بالتنسيق مع جهات الاختصاص.
  • العمل على إدخال الميكنة الحديثة في مجال شؤون الموظفين.
  • حفظ الملفات الشخصية الخاصة بالموظفين وحفظ الوثائق والتقارير السرية بها.
  • تنظيم ومراقبة الحضور  والانصراف اليومي للموظفين بديوان الوزارة وإعداد التقرير الشهري بذلك ويحال إلى وحدة المرتبات.
  • إعداد التقارير الدورية عن في مجال عمل الوحدة.

2. وحدة إعداد الملاكات والتنظيم وتختص بالاتي:

  • إنشاء قاعدة بيانات وظيفية لكافة الموظفين بالوزارة والجهات التابعة لها والإشراف على متابعتها وتحديثها كلما لزم الأمر.
  • إعداد سجل الملاك الوظيفي لديوان الوزارة بالتعاون مع وحدة شؤون الموظفين.
  • تقييم مقترحات سجلات الملاكات المقدمة من الجهات التابعة للوزارة قبل إحالتها للاعتماد من جهات الاختصاص.
  • متابعة شؤون الموظفين بالجهات التابعة للوزارة والخاصة بإنهاء الخدمة والتعيين والتعاقد والترقية والندب والإعارة من واقع الملاكات الوظيفية للجهات.
  • إعداد التقارير الدورية عن في مجال عمل الوحدة.

3. وحدة المحفوظات والأرشيف وتختص بالاتي:

  • تنظيم شؤون المحفوظات من استلام وقيد وفهرسة وتجميع البريد الصادر والوارد وتسليمه للإدارات والمكاتب والجهات التابعة للوزارة.
  • تبويب وحفظ المراسلات الواردة والصادرة بالملفات الموضوعية وبما يضمن سهولة الوصول إليها.
  • العمل على إدخال الميكنة الحديثة في مجال المحفوظات والأرشفة الإلكترونية.
  • أرشفة الوثائق والمراسلات الخاصة بالبريد الوارد والصادر والإشراف على حفظها بما يضمن المحافظة عليها وسهولة الوصول لها عند الحاجة.
  • التنسيق مع الإدارة في مجال رفع كفاءة الموظفين.
  • إعداد التقارير الدورية عن في مجال عمل الوحدة.

 

رابعاً : قسم العلاقات العامة والخدمات ويتكون من الوحدات التالية:
1. وحدة العلاقات العامة وتختص بالاتي:

  • تنفيذ التشريعات والنظم المتعلقة بتقديم الخدمات للموظفين.
  • تقديم الخدمات للموظفين بالوزارة وفقاً للتشريعات النافذة.
  • إتمام ومتابعة إجراءات الضيوف من استقبال وإقامة وتنقل وكل ما يتعلق بالعلاقات بتنسيق مع الجهات المختصة.
  • الإشراف على أعمال النظافة لتقديم أفضل الخدمات والتأكد من حسن أدائها.
  • إعداد التقارير الدورية في مجال عمل الوحدة .

2. وحدة الحركة والصيانة وتختص بالاتي:

  • القيام بتنظيم حركة الآلات والمعدات والسيارات المملوكة للوزارة بما يضمن المحافظة عليها.
  • متابعة الآلات والمعدات والسيارات التابعة للوزارة وفتح ملفات لحفظ المستندات الخاصة بها والإجراءات المنظمة لاستخدامها.
  • العمل على صيانة الآلات والمعدات والسيارات الخاصة بالوزارة واقتراح أفضل الطرق لإدامتها.
  • المحافظة على الأصول الثابتة لديوان الوزارة وإجراء الصيانة الدورية اللازمة لها.
  • إعداد التقارير الدورية في مجال عمل الوحدة.

3. وحدة الأمن والسلامة وتختص بالاتي:

  • الإشراف على أعمال الحراسة والمناوبة اليومية للمحافظة على المباني والإنشاءات التابعة للوزارة.
  • اتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان سلامة الموظفين والمقرات التابعة للوزارة من الحرائق والحوادث المهنية.
  • متابعة حركة دخول وخروج الموظفين والزوار واتخاذ الإجراءات اللازمة لتنظيمها.
  • إعداد التقارير الدورية في مجال عمل الوحدة.

 

خامساً : قسم المخــــــــــــــازن ويختص بالاتي:

  • تقسيم المخزونات بالنظر إلى طبيعتها.
  • حفظ الأصناف بالمخازن بالطريقة التي تلائم طبيعتها.
  • توفير أسباب الوقاية التامة عن طريق انجاز الاحتياطات اللازمة لمواجهة العوامل التي تسبب تلفها.
  • بذل العناية الخاصة فيما يتعلق بالأصناف المحددة لها، أجل معين تفسد بانقضائه.
  • مسك كافة السجلات المنصوص عليها بالقانون مثل سجل إستاد المخزن وبطاقات الصنف وكذلك المستندات المتعلقة بالصرف من المخازن أو الإعارة أو طلب  الصرف وطلب إعادة الأصناف.
  • إعداد المقايسات السنوية باحتياجات القطاع وفقاً لما يقتضيه القانون وبالتنسيق مع مدير الإدارة.
  • إعداد التقارير الدورية في مجال عمل القسم  .